Manajemen By Informasi

Tugas Mata Kuliah : Manajemen Bimbingan dan Konseling

Oleh : Andi Riswa Buana Putra, Dony Apriatama, Nur Mahardika, Jontas Gayuh Panuntun

Dosen Pengampu : Prof. Dr. Sugiyo, M. Si

Prodi : Bimbingan dan Konseling

Fakultas : Pascasarjana Universitas Negeri Semarang

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perencanaan, pengorganisasian, kepemimipinan, dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan merupakan kegiatan manajerial yang pada hakikatnya merupakan proses pengambilan keputusan. Semua kegiatan tersebut membutuhkan informasi. Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola pendidikan, disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen atau SIM (System Information Management) yaitu “ suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajer secara teratur”. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan serta hasil-hasil yang dicapai.

Menurut Shorade dan Voich (1994), informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan esensial agar operasionalisasi dan manajemen berfungsi secara efektif. Sedangkan Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Mcleod (1995) mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai suatu sistem berbasis computer yang menyajikan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu organisasi formal atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan suatu organisasi yang salah satu sistem utamanya menjelaskan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa mendatang.

Dengan kata lain, Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi atau perorangan. Informasi itu sendiri, merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan makna (worth). Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatu objek, ide, kondisi, ataupun situasi. Apabila data yang masuk telah diproses dan dianalisis maka data itu menjadi informasi yang penting, dibutuhkan, dan berarti bagi pengambilan keputusan, baik yang menyangkut kegiatan organisasi maupun manajerial.

Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainya, yaitu: Uniform, Lengkap, Jelas, dan Tepat waktu. Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi. Pertanyaannya adalah SIM efektif itu yang bagaimana, untuk membahas hal tersebut maka penulis tertarik utuk menyusun makalah ini dengan judul Prinsip Manajemen Berdasarkan Informasi.

1.2 Rumusan Masalah

Dalam makalah ini, masalah yang akan dibahas mengenai Prinsip Manajemen Berdasarkan Informasi. agar diperoleh suatu pemahaman yang lebih dalam tentang tema yang diambil maka penulis akan menekankan pada beberapa pokok permasalahan. Permasalahan yang akan dirumuskan sebagai berikut:

1.2.1 Jelaskan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen ?

1.2.2 bagaimana bentuk SIM efektif ?

1.3 Tujuan pembuatan makalah

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari pembuatan makalah yang penulis

lakukan adalah:

1.3.1 Untuk mengetahui bagaimana Penggunaan Sistem Informasi Manajemen.

1.3.2 Untuk mengetahui bagaimana SIM efektif.

1.4 Manfaat pembuatan makalah

Dari pembuatan makalah ini, bisa diambil manfaat yaitu: Mahasiswa pasca sarjana BK UNNES lebih memahami tentang Sistem Informasi Manajemen sehingga dapat meningkatkan mutu pendidikan di Indonesia.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Namun demikian para pengguna khususnya dilingkungan perusahaan masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE). Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa, perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.

Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi tata kelola pemerintahan dan meningkatnya kemampuan komputer. Selanjutnya, dengan tersedianya informasi yang berkualitas, tentunya juga mendorong manajer untuk meningkatkan kemampuan kompetitif organisasi yang dikelolanya. Pada masa komputer generasi pertama, komputer hanya disentuh oleh para spesialis di bidang komputer, sedangkan pengguna lainnya tidak pernah kontak langsung dengan komputer. Sekarang, hampir setiap kantor mempunyai paling tidak beberapa desktop/personal computer/ PC. Pemakai sistem informasi manajemen pun kini tahu bagaimana menggunakan komputer dan memandang komputer bukan sebagai sesuatu yang spesial lagi, tetapi sudah merupakan suatu kebutuhan seperti halnya filing cabinet, mesin photocopy atau telepon. Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat.

Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan. Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya. Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi.

Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu.

Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir. Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan fondasi untuk memasuki era digital. Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet.

Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains, pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa.

Dalam kehidupan masyarakat luas kata “informasi” pada umumnya sudah tidak dipandang lagi sebagai istilah asing. Dalam pembicaraan umum di masyarakat sering para pembicara memaksudkannya sebagai berita atau keterangan yang adakalanya di identikkan dengan data. Data mempunyai kaitan erat dengan informasi dan biasa pula terjadi suatu hal yang sama dikatakan data dan juga dikatakan informasi. Perbedaannya ditentukan dengan adanya proses dan kepentingan dan maksud dalam hal yang dikatakan informasi. Sedangkan data tidak terikat oleh kedua hal tersebut. Dengan demikian data merupakan bahan untuk menjadi informasi stelah diproses dengan prosedur, teknik dan cara sesuai dengan kepentingannya. Atau dengan perkataan informasi adalah suatu data terpilih yang telah diproses dalam suatu system untuk menjadikannya dapat memberikan arti. Untuk memahami secara mendalam tentang SIM, banyak para ahli yang telah mengemukakan pendapatnya yang intinya sebagai berikut : “ SIM adalah jaringan prosedur pengelolaan data mulai dari pengumpulan data, pengelolaan, penyimpanan, pengambilan, penyebaran dengan menggunakan berbagai peralatan yang tepat, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat, untuk dasar pembuatan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Manajemen Informasi merupakan aktivitas yang mengubah data mentah menjadi bentuk yang berguna dan tepat bagi penerima/pemakainya guna mendukung proses manajemen.

Sistem Informasi Manajement menurut : Robet G Murdick & Joel E Ross, proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambilan keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian. Gordon B Davis, Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. SIM (system informasi manajemen) merupakan keselurahan jaringan informasi yang ditunjukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi manajer yang berfungsi untuk pengambilan keputusan. Informasi itu sendiri merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga menjadi berarti. Sedangkan data adalah fakta atau fenomena yang belum dianalisi, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarakan suatu objek, ide, kondisi, situasi.

Dalam sistem informasi diperlukan klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Bahasan sistem informasi tidak selalu melibatkan komputer. Persoalannya bukan mengenai dipakai atau tidaknya komputer, tetapi dititikberatkan pada berbagai proses yang berlangsung akan dikomputerisasikan. Sehingga timbulah sistem informasi berbasis komputer. Sistem informasi berbasis komputer adalah sistem informasi yang alat bantunya menggunakan komputer untuk efektivitas sistem atau organisasi. Pada sistem informasi berbasis komputer, subyek utama dari sistem tetaplah manusia yang mengetahui dengan tepat kebutuhan informasi, dan mengambil keputusan, bukanlah komputernya, yang hanya sebagai subsistemnya saja.

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomatisasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

2.2 Komponen-komponen Sistem Informasi Manajemen

Jika dikaji secara seksama ternyata SIM ini terbentuk karena adanya unsur yang mendukungnya. Unsur SIM ini meliputi unsur system, unsur informasi dan unsur manjemen.

2.2.1 System

Yang dimaksud dengan sistem adalah seperangkat alat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh Prajudio Atmosudirjo (1979:231) bahwa : System adalah setiap sesuatu yang terdiri atas objek-objek, atau unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur tersebut merupakan suatu pemrosesan atau pengolahan tertentu. Jika suatu system tertentu diidentifikasikan, maka sering terdapat sejumlah system yang lebih kecil, yaitu yang dinamakan subsistem. Bila terus dianalisis, akan sampai pada elemen-elemen dasarnya.

Seperti yang dikatakan oleh Burch dan Stater (1974;4), bahwa: “Suatu system dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.Setiap bagian dalam organisasi selalu membutuhkan keputusan yang cepat dan tepat. Juga membutuhkan bagian yang lain untuk pembuatan keputusan, apalagi top managernya. Keputusan yang dicetuskan sangat tergantung pada data-data/informasi dari berbagai subsistem. Maka disini perlu dirancang SIM, sehingga system dapat dianggap sebagai suatu metode untuk memcahkan masalah. Dengan menggunakan pendekatan system dalam proses manajemen, diharapkan pengelolaan data dapat dihasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan melalui analisis yang rasional dan ilmiah.

2.2.2 Informasi

Komponen SIM yang kedua adalah Informasi, yaitu merupakan unsur inti dalam SIM. Karena informasi inilah yang dijadikan sebagai system, dan dikelola dengan pendekatan system. Namun tidak berarti system informasi menajemen berdiri dengan tanpa unsur system dan unsur management. Ketiganya tidak dapat dipisahkan. Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengelolaan tertentu lalu menjadi informasi. Jelaslah kiranya bahwa data merupakan sumber informasi, merupakan bahan informasi dan dengan sendirinya erat hubungannya dengan informasi.

Pengertian data dalam SIM, merupakan hasil dari kajian-kajian ilmiah dan dapat didapatkan secara ilmiah pula. Oleh karena itu dijelaskan pula oleh N.A. Ametembun ( 1980:137), bahwa: Data adalah fakta-fakta yang diperoleh melalui penelitian empirik atau observasi. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah “behavior initiating”, stimuli yang terjadi antara pengirim dan penerima, dalam bentuk tanda atau sandi merupakan “output” dari pengolahan data. Setelah dijelaskan apa makna “data” dan apa “informasi”, perlu memahami bahwa informasi yang diterima pembuat keputusan, melalui tata cara, urutannya yang jelas/tertentu, yang melibatkan beberapa bagian yang saling berhubungan, saling ketergantungan, saling memerlukan satu sama lainnya. Proses penyajian informasi yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan, sampai kepada terciptanya informasi yang diterima pembuat keputusan, perlu dikelola dengan baik, direncanakan, diorganisasikan, digerakkan dan diawasi sehingga terbentuk suatu informasi yang efektif. Yaitu informasi yang akurat, cepat, fungsional, relevan, ringkas dan lengkap untuk pembuatan keputusan. Kriteria bagi suatu SIM yang efektif adalah sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang paling penting artinya bagi perencanaan, analisis, dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi. Perlu dipahami bahwa bahwa informasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah data-data yang telah diolah menjadi bentuk yang bermakna bagi penerima dan berguna bagi pembuat keputusan-keputusan, sekarang dan yang akan datang.

Dikatakan data adalah fakta-fakta kegiatan ogranisasi dengan unitnya. Untuk keperluan penulisan data dikertas atau kartu dan memasukan data ke komputer, maka data dapat dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu yang pertama data statis, dan yang kedua data dinamis. Data statis adalah jenis data yang umumnya tidak berubah dan jarang berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat), kode-kode nomor, dan lain sebagainya. Sedangkan data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yang singkat (harian), atau agak lama (semesteran) dan lain-lain. Data jenis ini sering mengalami peremajaan (updating) data. Contoh data tersebut seperti buku tabungan, data gaji, data kepangkatan, data nilai siswa, Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) mahasiswa dan sebagainya.

2.2.3 Manajemen

Komponen ketiga yaitu manajemen, yang merupakan proses pengelolaan, pengumpulan data, hingga menjadi informasi termasuk proses pentransferan informasi kepada yang memerlukan. Unsur manajemen ini merupakan serangkaian proses pengelolaan seperti yang diungkapkan oleh George R. Terry (1997:4) bahwa: Mangement is a distinct proses consisting of planing, organizing, actuating, and controlling, performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources. ( manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari perencanaanm pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.)

Dalam hubungannya dengan istilah ‘sistem informasi manjemen,” manajemen dipandang sebagai orang-orang, yakni semua orang yang mempunyai fungsi atau kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja. Dengan kata lain, yang dimaksud dengan manjemen di sini adalah manajer. Manajer memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi kepadanya. Sebagaimana dalam Webster’s New World Dictionary dijelaskan bahwa: manajer adalah seseorang yang memimpin semua hal dari suatu perusahaan, badan atau lembaga, team, dan sebagainya. Manajemen dapat pula dipandang sebagai serangkaian pengelolaan yang menggunakan fungsi manajemen. Dalam sistem informasi, manajemen berarti proses informasi selalu memerlukan penerapan fungsi-fungsi manajemen dari mulai perencanaan, pengumpulan data, penyimpanan, sampai dengan penyebaran informasi.

Dengan demikian penerapan manajemen sebagai proses terhadap sistem informasi manajemen adalah penyerapan fungsi-fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan dalam setiap kegiatan informasi manajemen. Dalam sistem informasi manajemen, seorang pemimpin tidak akan mampu bekerja tanpa dibantu oleh bawahannya. Karena SIM tidak menerima data dari atasan atau satu bagian dari organisasi saja, tetapi dari semua bagian. Sehingga diperlukan bawahan secara spesifik menagani informasi yang diterima dari bagian-bagian lain. Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pimpinan kepada bawahan untuk mencapai tujuan organisasi. SIM yang efektif yaitu SIM yang dapat berfungi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik, dan ini dapat tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya. Informasi yang berlebihan, tidak akurat, dan tidak tepat waktu atau terlambat, selain biayanya mahal, juga akan kurang berguna.

2.3 Pengembangan Sistem Informasi Manajamen

Pada dasarnya ada dua pihak utama yang terlibat langsung dalam upaya mengembangkan suatu sistem informasi untuk manajemen suatu organisasi, yaitu analisis sistem dan manajer. Orang yang merencanakan sistem informasi untuk manajemen, mengkaji untuk kerjanya, merancang perbaikannya dalam suatu sistem biasanya dikatakan sebagai seorang analisis sistem. Karena itu dia tidak hanya perlu mengenal medan sistem dimana informasi hendak dikembangkan, tetapi terutama ia harus menguasai seluk beluk informasi itu sendiri. Namun demikian fungsi analisis sistem yang intinya merancang sistem informasi untuk mengotimalkan keterhubungan orang-orang, material, mesin, dan uang nampak seperti layaknya seorang manajer. Maka dalam kaitan ini seorang manajer dapat dipandang sebagai seorang operator sistem yang menentukan rincian kritis sistem informasi yang dibutuhkan dan karenanya ia pun dapat sebagai analisis sistem (Bocchino:1972).

Dengan demikian bagi kalangan organisasi pendidikan pada lingkup yang relatif kecil (sekolah) sebaiknya para kepala sekolah berperan sebagai manajer sekaligus sebagai analisis sistem. Untuk itu mereka dituntut untuk mengenal dasar-dasar konsepsional dan praktik keinformasian yang cocok untuk diterapkan di lingkungan kerjanya. Adapun langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam mengembangkan informasi meliputi:

1. Studi fisibilitas

2. Menentukan persyaratan sistem

3. Merancang dan menerapkan sistem yang perangkatnya terdiri atas basis data (data base), persiapan fisik, langkah-langkah kerja solusi program.

4. Perubahan keorganisasian

5. Pengetesan solusi

6. Konservasi

Dalam kaitan inilah proses pengembangan sistem informasi manajemen memungkinkan mencapai taraf kualitas yang memadai. Hanya saja kunci utamanya tetap pada unsur manusia yang terlibat di dalamnya. Karena itu untuk mewujudkan keterpaduan sistem yang utuh dalam pengembangan sistem informasi nasional pendidikan sangat dituntut para manajer disetiap tingkatan terhadap dasar-dasar pengelolaan informasi yang dioptimalisasikan. Setidaknya mereka tidak hanya menyadari dan memberikan dorongan bagi operasi sistem secara konsisten berdasarkan prinsip-prinsip dan ketentuan organisasi, tetapi mereka mesti secara nyata memenuhi pelaksanaan operasi itu sendiri. Jadi bila seorang guru atau kepala sekolah harus menyampaikan laporan, maka ia harus melaksanakannya dengan format yang diminta serta memenuhi kriteria objektivitas. Dengan demikian ia bukanlah saja menjalankan sebagian dari tugasnya, tetapi lebih jauh telah berkonsentrasi sebagaimana bagi kemungkinan sisten informasi yang mencakupi wilayah kerjanya sebagaimana mestinya. Cara, materi, waktu, format, dan objektivitas merupakan faktor esensial bagi pengelolaan basis data pada suatu sistem informasi. Dengan demikian basis data harus dikendalikan secara sentral. Maksudnya agar ada keterkaitan logis antara berbagai jenis dalam suatu data sehingga basis data dapat terjadi.

2.4 Proses Pengelolaan Data Dalam Sistem Informasi Manajemen

Proses kerja suatu SIM merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan sampai dengan balik. Alur ini dimulai dengan rencana dari standar tujuan itu dan dilakukanlah proses masukan data. Kemudian dilanjutkan dengan proses pengolahan data. Hasil pengolahan itu dijadikan umpan balik terhadap perencanaan standar. Bila memenuhi rencana dan standar, maka dilanjutkan dengan penyampaian hasil pada manajemen untuk mengevaluasi proses kerja SIM, yang kemudian akan bergerak lagi sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengetahui efektifitas suatu SIM, Moekijat (1991:42) telah mengemukakan bahwa: Untuk menentukan jaringan yang efektifitas bagi suatu SIM telah disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

1. Data atau informasi apakah yang dibutuhkan?

2. Bagaimana data atau informasi itu dibutuhkan?

3. Siapa yang membutuhkan?

4. Dimana data atau informasi itu dibutuhkan?

5. Dalam bentuk apa informasi itu dibutuhkan?

6. Berapa biaya data atau informasi itu?

7. Prioritas apa yang akan diberikan oleh bermacam-macam data?

8. Mekanisme apakah yang akan ditentukan untuk mnyortir informasi, menyusunnya, menggunakannya menjadi bentuk yang berarti, dan menyampaikan informasi yang telah dipersatukan kepada pengambil keputusan untuk mengambil tindakan?

9. Bagaimana peraturan kontrol umpan balik akan disediakan bagi manajemen?

10. Mekanisme apakah yang akan ditentukan untuk dapat terus-menerus menilai dan memperbaiki sistem informasi manajemen?

Pendapat Moekijat diatas telah cukup untuk memahami bagaimana batasan-batasan SIM yang efektif. Bahwa SIM itu bisa dikatakan efektif bila data atau informasi itu terdapat kesesuaian antara yang memerlukan dan menyiapkan tepat waktu, pemberi data atau informasi memahami orang atau bagian yang membutuhkan data, seperti sikap dan emosinya, informasi yang diberikan sesuai dengan tempat diterimanya informasi atau data, bentuk informasi dapat diterima oleh yang memerlukan, informasi mengalir secara kontinu urutan data atau informasi yang dibutuhkan, data atau informasi diolah oleh mekanisme yang cepat dan tepat, umpan balik yang mengalir kebagian perencanaan sehingga perbaikan dapat berkelanjutan, mekanisme kerja diperbaiki secara kontinu sesuai dengan umpan balik.

Pemrosesan data sangat penting, karena penerima informasi, seperti para pimpinan tidak mungkin dapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat, bila yang diterimanya sebagai bahan pembuatan keputusan itu berupa data yang belum dproses dengan baik. Pemrosesan data yang dimaksud adalah pemrosesan data yang dilakukan oleh para kepala sekolah dasar yang meliputi bidang administrasi umum, supervis, personil, peserta didik, kurikulum, sarana dan prasrana sekolah, keuangan, Humas. Untuk lebih jelas bahasan teoritis tentang pemrosesan data dibawah ini akan dijelaskan. Didalam merancang bangun SIM, harus dihindari beberapa asumsi menurut Sukanto, R. 190: Informasi yang lebih banyak itu selalu lebih baik, manajer memerlukan informai yang mereka inginkan, apabila manajer diberi informasi yang mereka perlukan keputusan yang diambilnya akan lebih baik, sarana komunikasi yang lebih banyak, selalu menghasilkan prestasi yang lebih baik, manajer tidak perlu mengetahui kerja SIM dan Computer dapat melakukan segala-galanya.

2.4.1 Pengumpulan Data

Seperti yang telah dikemukan oleh Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah dan yang penting artinya untuk pengambilan keputusan. Jadi untuk memperoleh informasi, tindakan pertama adalah mengumpulkan data untuk diolah menjadi informasi, dan metode pengumpulan data sebagai berikut:

1. Melalui pengamatan secara langsung. Dalam hal ini pengamat sendiri yang lansung mengamati ke objek yang telah ditentukan. Sehingga dengan metode ini data-data dapat dikumpulkan dengan cermat, karena pengamat sendiri yang mengumpulkannya. Efektivitas metode ini berkurang ketika organisasi menjadi besar dan luas, sehingga data yang harus dikumpulkan menjadi lebih kompleks dan banyak , waktu yang dibutuhkan menjadi lebih lama.

2. Melalui wawancara. Salah satu cara untuk menanggulangi banyaknya bagian yang harus diamati adalah dengan wawancara, yang dapat diwakilkan pada orang lain. Makin luas dan banykanya bagian dalam organisasi, akan makin banyak personil yang disiapkan untuk menjadi pewawancara. Namun demikian ketelitian dalam wawancara akan tergantung kepada pewawancara, sehingga hasilnya sedikit akan terpengaruhi wawancara.

3. Melalui perkiraan koresponden (pembawa berita). Dalam hal ini koresponden diminta untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada pengamat. Angka-angka yang diberikan mereka mungkin hanya merupakan perkiraan saja. Keuntungan metode ini adalah sangat murah dan meliputi daerah yang sangat luas. Sedangkan kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurang teliti.

4. Melalui daftar pertanyaan. Metode ini akan lebih efesien dibandingakan dengan wawancara, karena melalui daftar pertanyaan ini proses pengumpulan data tidak memerlukan wawancara. Daftar pertanyaan dapat lansung diberikan kepada pembawa data, sehingga memungkinkan lebih cepat. Tetapi hal ini pun ada kekurangannya, yaitu bila pemberi data tidak mengembalikan daftar pertanyaan yang telah diisinya atau tidak mengisi sama sekali. Untuk mengatasinya maka pertanyaan-pertanyaan harus dibuat sesederhana mungkin, mudah dimengerti dan tidak perlu diberi penjelasan.

2.4.2 Pengolahan Data

Pengolahan data adalah sesuatu proses kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dengan mengikuti serangkaian langkah-langkah perumusan atau pola-pola tertentu, untuk mengubah data menjadi berbentuk, tersusun, sifat atau isinya berguna. Dalam ensklopedi administrasi (1989:109), dinyatakan bahwa: Data processing diterjemahkan sebagai pemrosesan keterangan. Dan berarti serangkaian aktivitas dalam bidang tatausaha yang mencatat, mengolah, mengirim atau menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi secara cermat dan tepat. Dalam melakukan pengolahan data diatas, maka diperlukan metode yang cocok atau sesuai dengan kebutuhan pengolahan data. Untuk itu Burch dan Stater (1974:27), mengungkapkan empat metode pengolahan data yaitu :

1. Metode Manual, dalam metode ini semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan penting seperti pensil, pena, dan mistar hitung.

2. Metode Elektromechanical, metode ini sesunggunnya merupakan gabungan dari orang dan mesin. Misalnya seorang kepala sekolah yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting machine).

3. Metode Punch Card Equipment. Dalam metode ini menggunkan semua alat yang dipergunakan apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit. Prinsip warkat unit ini adalah bahwa data mengenai seseorang, suatu objek, atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu. Sejumlah kartu mengandung data tentang subjek yang sama (misalnya daftar gaji dan inventaris) digabungkan bersama untuk membentuk suatu file.

4. Metode elektronik komputer. Metode ini menggunakan komputer dalam mengelolah datanya. Komputer disini berarti suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu sistem unit pengolahan pusat dan alat keluaran.

2.4.3 Penyimpanan Data

Penyimpanan data termasuk didalamnya pengarsipan. Tujuan penyimpanan atau pengarsipan ini adalah sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan persoalan dapat dengan mudah diambil dan menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terlindung dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang. Hal ini sejalan dengan yang di kemukakan oleh Burch dan Stater yang dikuti Moekijat (1986:23), bahwa: “ Penempatan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, mikrofilm. Agar data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali bila diperlukan.

2.4.4 Pengeluaran Data

Yang dimaksud dengan pengeluaran data atau informasi adalah memindahkan data atau informasi dari bagian SIM kebagian yang memerlukan, terutama pada pembuatan kebijakan. Sesuai dengan yang dikemukakan oleh Moekijat (1986:23) bahwa, “ pengeluaran data atau informasi adalah operasi memindahkan data dari suatu tempat ke tempat lain”. Data informasi dikeluarkan, disesuaikan dengan kebutuhan. Pengeluaran data ini bukan hanya pengeluaran dari komputer atau alat-alat pengelolaan yang lainnya, tetapi dari bagian pengelolaan SIM/bank data dan informasi pada bagian lain atau pada pembuat kebijakan.

2.5 Implementasi Manajemen Informasi dalam Dunia Bimbingan dan Konseling

2.5.1 Implikasi Teknologi Informasi Pada Pendidikan

Sejarah IT dan internet tidak dapat dilepaskan dari bidang pendidikan. Internet di Amerika mulai tumbuh dari lingkungan akademis (NSFNET). Demikian pula Internet di Indonesia mulai tumbuh di lingkungan akademis (UI dan ITB), dan perlu diperbanyak lagi cerita tentang manfaat internet bagi bidang pendidikan.

Adanya internet membuka sumber informasi yang tadinya susah diakses. Akses terhadap sumber informasi bukan menjadi masalah lagi. Perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang mahal harganya. Adanya internet memungkinkan seseroang di Indonesia untuk mengakses perpustakaan di Amerika Serikat. Mekanisme akses perpustakaan dapat dilakukan dengan menggunakan program khusus, aplikasi telnet atau melalui web browser (Netscape dan Internet Explorer). Sudah banyak tentang pertolongan internet dalam penelitian, tugas akhir. Tukar menukar informasi atau tanya jawab dengan pakar dapat dilakukan melalui internet. Tanpa adanya internet banyak tugas akhir dan thesis yang mungkin membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk diselesaikan.

Kerjasama antar pakar dan juga mahasiswa yang letaknya berjauhan secara fisik dapat dilakukan dengan lebih mudah. Saat ini hal tersebut dapat dilakukan dari rumah dengan mingirimkan email, tidak seperti dahulu seseorang harus berkelana atau berjalan jauh untuk menemui seorang pakar untuk mendiskusikan sebuah masalah. Makalah dan penelitian dapat dilakukan dengan saling tukar menukar data melalui internet, via email, ataupun dengan menggunakan mekanisme file sharring. Batasan geografis bukan menjadi masalah lagi. Sharring information juga sangat dibutuhkan dalam bidang penelitian agar penelitian tidak berulang (reinvent the wheel). Hasil-hasil penelitian di perguruan tinggi dan lembaga penelitian dapat digunakan bersama-sama sehingga mempercepat proses pengembangan ilmu dan teknologi. Globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia pendidikan dari pendidikan tatap muka yang konvensional kea rah pendidikan yang lebih terbuka. Sebagai contoh kita melihat di Perancis proyek “Flexible Learning” Dengan masuknya pengaruh globalisasi, pendidikan masa mendatang akan lebih bersifat terbuka dan dua arah, beragam, multidisipliner, serta terkait pada produktivitas kerja dan kompetitif.

Kecenderungan dunia pendidikan di Indonesia mendatang adalah:

1. Berkembangnya pendidikan terbuka dengan modus belajar jarak jauh (Distance Learning)

2. Kemudahan untuk menyelenggarakan pendidikan terbuka dan jarak jauh perlu dimasukkan sebagai strategi utama.

3. Sharing resource bersama antar lembaga pendidikan/latihan dalam sebuah jaringan

4. Perpustakaan dan instrument pendidikan lainnya (guru, laboratorium) berubah fungsi menjadi sumber informasi daripada sekedar rak buku.

5. Penggunaan perangkat teknologi informasi interaktif, seperti CD-ROM Multimedia, dalam pendidikan secara bertahap menggantikan TV dan Video.

2.5.2 Implikasi Teknologi Informasi dalam Bimbingan dan Konseling

Di tingkat sekolah, adanya kurikulum Teknologi informasi sebagai mata pelajaran wajib di sekolah menengah, diikuti oleh pembangunan Laboratorium Komputer untuk praktek, secara langsung akan membekali siswa-siswa sekolah menengah untuk mengenal, mengerti bahkan terampil menggunakan Teknologi Komunikasi dan Informasi. Kompetensi ini akan sangat berdampak pada kemampuan siswa untuk memperkaya sumber-sumber belajar dari internet yang tidak mereka dapatkan dari pelajaran di sekolah.

Dampak lain dari perkembangan teknologi informasi adalah munculnya berbagai sistem informasi akademik di setiap sekolah, untuk mempermudah proses manajemen di sekolah. Para siswa terbantu dalam mengakses berbagai informasi baru dari sekolah seperti pendaftaran calon siswa baru, melihat nilai dan perkembangan mutakhir lainnya. Pihak sekolah juga terbantu untuk menyediakan informasi terbaru yang dibutuhkan oleh para guru maupun karyawan yang secara transparan dapat diakses dimanapun secara online.

Meskipun dampak teknologi informasi sudah sedemikian besar pengaruhnya pada lingkup sekolah, ternyata fakta yang terjadi di lapangan adalah banyak guru-guru, karyawan dan konselor sekolah masih gagap teknologi. Bagi guru-guru dan karyawan tentu Teknologi Informasi akan mempermudah segala urusan pembelajaran di sekolah, disamping untuk memperkaya bahan ajar. Bagi konselor akan sangat menunjang dalam pemberian layanan Bimbingan dan Konseling.

Walaupun sebelum teknologi ini muncul, seorang konselor sekolah sudah dapat menyelenggarakan kegiatan layanan Bimbingan dan Konsellingdi sekolah, tetapi kecenderungan yang terjadi sekarang adalah penguasaan kompetensi ini oleh seorang konselor sekolah merupakan suatu keharusan yang tidak dapat ditawar. Ketidakmampuan seorang konselor sekolah dalam mengaplikasikan teknologi informasi akan menghambat tugas-tugasnya di masa mendatang.

Sebenarnya pada Standar Kompetensi Konselor Indonesia telah mengamanatkan kepada para konselor untuk menguasai teknologi informasi untuk kepentingan pemberian layanan Bimbingan dan Konseling di sekolah. Identifikasi layanan Bimbingan dan Konseling yang dapat dilakukan dengan teknologi informasi juga sudah dilakukan. Menurut Handarini (2006), menyatakan bahwa teknologi dan internet dapat diterapkan dalam layanan bimbingan konseling, yaitu : 1) layanan appraisal, 2) layanan informasi, 3) layanan Konseling, 4) layanan konsultasi, 5) layanan perencanaan, penempatan dan tindak lanjut dan 6) layanan evaluasi.

Kurangnya pemahaman konselor sekolah terhadap teknologi barangkali merupakan hal yang mendasar mengapa mereka belum menguasai teknologi informasi. Ketidakpahaman terhadap potensi dan manfaat teknologi informasi ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap motivasi dan keinginan seorang konselor sekolah untuk mempelajari teknologi. Oleh karena itu penting sekali diadakan kegiatan seminar, lokakarya, pelatihan-pelatihan dan workshop yang sifatnya memberi informasi untuk memperkenalkan teknologi informasi untuk Bimbingan dan Konseling. Setelah mengenal konselor sekolah tentu akan memahami, mengerti dan berkeinginan untuk mencoba menggunakan teknologi. Dari awal mencoba menggunakan kemudian didukung dengan kegiatan pelatihan-pelatihan yang diadakan, akan membuat konselor sekolah terampil terhadap teknologi informasi tersebut. Adapun potensi penggunaan teknologi informasi untuk Bimbingan dan Konseling menurut Cabanis (1999) yaitu, terdapat 8 potensi teknologi komputer berbasis internet dan 3 potensi komputer berbasis non internet untuk Bimbingan dan Konseling. Potensi teknologi komputer berbasis internet yang dapat digunakan untuk Bimbingan dan Konseling yaitu :

a. Email / Surat elektronik

Potensi penggunakaan oleh konselor antara lain untuk terapi, marketing, screening, client / therapist, surat menyurat untuk penjadwalan janji, monitoring inter-sessions, dan tindak lanjut post-therapeutic, transfer rekaman klien, referal, masukan, pekerjaan rumah, penelitian dan colegial profesional.

b. Website / Homepages

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain, untuk pemasaran, periklanan, diseminasi informasi, dan publikasi.

c. Komputer konfrensi video

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain, untuk terapi, pekerjaan rumah, refeal, dan konsultasi.

d. Sistem bulletin board/ listservs / newsgroup

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain, untuk konsultasi, referal / alih tangan kasus, sumberdaya untuk informasi, dan kegiatan asosiasi profesional.

e. Simulasi terkomputerisasi

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain untuk supervisi dan pelatihan kompetensi.

f. Pangkalan data / FTP Sites

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain untuk penelitian, sumber informasi bagi therapis, sumber informasi perpustakaan, transfer rekaman klien, penilaian dan analisis.

g. Chat Rooms / Electronic Discussion Groups

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain, untuk terapi kelompok, membantu diri sendiri dan asesment / pengukuran.

h. Software berbasis internet

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain, untuk pelatihan ketrampilan dan keahlian, bantuan diri sendiri dan pelatihan ketrampilan dan pekerjaan rumah.

Sedangkan potensi teknologi komputer berbasis non internet yang dapat digunakan untuk Bimbingan dan Konsellingyaitu

a. Spreadsheet

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain, untuk tata kearsipan, data organisasi, informasi klien dan penelitian.

b. Pemrosesan kata

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain, untuk tata kearsipan, surat menyurat, marketing, publikasi, penelitian.

c. Software non internet.

Potensi penggunaan oleh konselor antara lain, untuk pelatihan ketrampilan untuk profesional dan klien, informasi bantuan diri sendiri, marketing, manajemen kantor, sumber referensi dan catatan kasus.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan pengguna lainnya dalam cakupan organisasi formal atau informal atau pun perorangan. Informasi itu sendiri merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan dapat bermakna bagi siapa saja yang menggunakannya. Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatu obek, ide, kondisi ataupun situasi. Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah : 1) perlu diidentifikasikan jenis informasi yang dibutuhkan; 2) perlu ditentukan sumber data dan informasi yang dibutuhkan; 3) perlu ditentukan siapa yang memerlukan data atau informasi tersebut dan kapan; 4) perlu dikomunikasikan informasi itu secara tepat, terpercaya kepada para pengguna.

Ada beberapa perasyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainnya, yaitu : 1) uniformty; 2) lengkap; 3) jelas; dan 4) tepat waktu. Konsep dalam informasi manajemen memiliki beberapa karakteristik : 1) dalam suatu organiasi terdapat suatu bagian khusus sebagai pengelola SIM; 2) SIM merupakan jalinan lalu lintas data atau informasi dari setiap bagian di dalam orgnaisasi terpusat dibagian SIM; 3) SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi melalui satu bagian SIM; 4) SIM merupakan segenap proses yang mencakup : a) pengumpulan data; b) pengolahan; c) penyimpanan; d) pengambilan data; dan e) penyebaran informasi dengan cepat dan tepat. 5) SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pimpinan dapat membuat keputusan dengan cermat, cepat, dan tepat. fungsi manajemen berdasarkan pendekatan sistem akan sangat ditentukan oleh informasi yang memenuhi persyaratan. SIM hadir memberikan pada manajemen informasi yang uniform, lengkap jelas dan tepat waktu untuk dasar pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah. Dengan kata lain SIM berorientasi kepada pemakai, baik dalam perencanaan, implemantasi, maupun pengawasan. Oleh karena itu, SIM harus dikomunikasikan dengan para anggota tim SIM. Akan tetapi karena SIM tidak dapat diketahui dengan pasti sifat-sifat akhirnya, kemungkinan karena berkembang dari desain, maka perlu komunikasi untuk menjelaskan tentang sarana pokok dan karakteristik system. Hal ini untuk menghindari adanya perselisihan diantara anggota tim SIM dan manajer.

3.2 Saran

Penyajian dan pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen yang meliputi keseluruhan jaringan informasi harus disertai rasa tanggung jawab, kejujuran serta kerja yang bersifat kolektif yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya sehingga dapat memenuhi fungsi pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi atau perorangan.

Sang Konselor

Manajemen By Informasi

Post a Comment for "Manajemen By Informasi"